Kinh nghiệm quản lý tài chính khi xây nhà

' Tôi đang chuẩn bị xây nhà và tôi chưa biết căn nhà của tôi rơi vào khoảng bao nhiêu tiền, chi phí cho quá trình thiết kế thi công ra sao? Tôi muốn có một cách quản lý ngân sách hiệu quả nhất. Làm thế nào để tôi có thể bao quát toàn bộ ngân sách tài chính cho ngôi nhà của mình?".

Qúa trình xây dựng một căn nhà ước tính trong khoảng từ 3 - 9 tháng, việc thay đổi giá cả nguyên vật liệu trong quá trình thi công xây dựng là điều thường xuyên xảy ra. Vì vậy, sẽ rất khó cho một người khi phải trả lời câu hỏi '' xây nhà hết bao nhiêu tiền?''. Ngoài các khoản chi tiêu vào nguyên vật liệu còn quan tâm đến phần tài chính cho công nhân thi công, chi phí trả lương cho đơn vị thi công có thể thay đổi tùy theo mức định giá xây dựng chung trên thị trường. Do có nhiều yếu tố làm ảnh hưởng đến quá trình xây dựng nên việc tính toán ngân sách thường có sự sai lệch nhất định, không thể chính xác tới 100%. 

Giống như việc chạy đua chứng khoán trong thị trường bất động sản thì chi ngân sách xây dựng nhà ở cũng được xem như một khoản đầu tư, không thể đem lại lợi nhuận bằng những con số nhưng lại mang lại lợi ích vĩnh viễn, một khoản đầu tư trọn đời. Chính vì vậy, chủ đầu tư cần có những kinh nghiệm quản lý tài chính khi xây nhà để có thể giải quyết bài toán tưởng chừng như đơn giản này. Trên thực tế, việc ước lượng ngân sách tài chính khi xây nhà phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm quản lý của chủ đầu tư. Ước lượng tính toán dự kiến bao giờ cũng chênh lệch so với tính toán thực tế do các yếu tố khách quan và chủ quan gây nên. Chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng nhà ở liên quan trực tiếp đến kinh nghiệm và khả năng quản lý chi phí của chủ đầu tư. 

Thiếu khả năng kiểm soát chi phí xây nhà đồng nghĩa với việc tự dồn mình vào những tình huống dở khóc dở cười: đang thi công nhà thì thiếu chi phí xây dựng, hoàn thiện nhà nhưng các mục đích khác không thực hiện được,... Vậy làm như thế nào để quản lý tài chính hiệu quả khi xây nhà?

1 - Cách ước tính chi phí xây dựng một căn nhà

Việc ước tính chi phí xây dựng một căn nhà là điều không khó. Khi bắt đầu xây dựng một căn nhà đòi hỏi chủ đầu tư phải có một bảng dự toán công trình. 

Bảng dự toán công trình tiêu chuẩn cần có:

1. Liệt kê toàn bộ các khoản chi phí cần có để hoàn thành một căn nhà: chi phí vật tư thực hiện, chi phí nhân công, chi phí máy móc thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí phát sinh (5-10%)
2. Với mỗi khoản mục chi phí, cần liệt kê số lượng cụ thể của từng công tác, chủng loại vật tư: Các miêu tả chi tiết về vật tư cũng nhu trang thiết bị thực hiện: nguồn gốc xuất xứ, chủng loại trang thiết bị, tên kỹ thuật, đơn giá,...Các tiểu mục chi phí công việc cho các đầu mục lớn.
3. Tham khảo các mẫu mã chủng loại vật tư trên thị trường để đưa ra được mức giá trung bình phù hợp. 
4. Chi phí tổng của các khoản mục
5. Tính thêm một khoản chi phí dự phòng, phát sinh  trong quá trình thi công

Chi phí cho quá trình xây dựng mà chủ đầu tư có thể thấy rõ là các chi phí thiết kế, chi phí thi công cũng như chi phí mua sằm nguyên vật liệu. Tuy nhiên, dưới góc nhìn của một kĩ sư xây dựng thì có các khoản chi phí khác mà chủ đầu tư cần lưu ý.

1. Chi phí cho quá trình khảo sát địa chất va gia cố nền móng: nếu ngôi nhà được xây dựng trên nền đất yếu thì công tác gia cố là công tác bắt buộc để đảm bảo sự vững chắc và an toàn của toàn bộ kiến trúc thi công. Chủ đầu tư cần thêm một khoản chi phí để gia cố móng bằng cọc ép hoặc cọc nhồi. Khoản chi phí này có thể dao động từ 50 đến 200 triệu đồng tùy thuộc vào quy mô ngôi nhà.
2. Chi phí bổ sung cho quá trình thi công: trong quá trình thi công, có thể chủ đầu tư phải bỏ ra một khoản chi phí cho quá trình thi công thêm mới hay bổ sung một số những yếu tố cho ngôi nhà. Thường khoản chi phí cho các vấn đề này rơi vào 5 - 10% chi phí dự trù phát sinh. 
3. Chi phí chất lượng của ngôi nhà: một ngôi nhà được thi công xong không phải là đã hoàn thiện tất cả. Trong thời gian sử dụng, có thể chủ đầu tư phải bỏ ra một khoản chi phí cho công tác sửa chữa, tu bổ lại ngôi nhà, đảm bảo về mặt chất lượng của công trình.

2 - Các loại chi phí cho quá trình xây nhà

• Chi phí tháo dỡ, giải phóng mặt bằng
• Chi phí gia cố nền móng
• Chi phí xin cấp phép xây dựng
• Chi phí xây dựng cơ bản (xây thô và hoàn thiện)
• Chi phí mua sắm nguyên vật liệu
• Chi phí dự phòng cho các khoản phát sinh
• Chi phí đảm bảo chất lượng công trình

Dựa trên cơ sở các khoản chi phí này, chủ đầu tư có thể ước tính chi phí cho khối lượng của từng công việc và có thể tham khảo giá cả hợp lý nhất sau đó áp dụng báo giá với từng hạng mục thi công. Chủ đầu tư có thể tham khảo ý kiến của các nhà thầu xây dựng để áp dụng đơn giá từng hạng mục một cách hợp lý.

Bên cạnh đó, chủ đầu tư nên thuê các đơn vị tư vấn để thực hiện công tác thiết kế, giám sát chất lượng cho căn nhà nhằm giảm thiểu các chi phí sửa chữa sau khi hoàn thành công trình. Người giám sát sẽ giúp chủ đầu tư trong các công việc:

- Kiểm soát được vật tư và kĩ thuật thi công tại công trường

- Giám sát thợ thi công đúng và đảm bảo đúng quy trình

- Tư vấn giám sát công việc ở ngay tại công trường

- Hỗ trợ công tác nghiêm thu và quản lý chất lượng thi công

- Duy trì tiến độ thi công

3 - Các khoản phát sinh tài chính xây nhà

Chi phí hoàn thiện một căn nhà không chỉ phụ thuộc vào kinh nghiệm ước tính chi phí mà còn phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng quản lý chi phí của chủ nhà. Một số trường hợp khiến khoản chi phí dự trù sai lệch so với tính toán ban đầu:

• Công tác khảo sát khi mua đất chưa kĩ lưỡng: chủ đầu tư thường ít quan tâm đến hiện trạng của khu đất khi xây nhà. Với hiện trạng đất xấu thì chủ nhà phải bỏ ra một khoản chi phí để gia cố  nền móng khu đất trước khi xây nhà
• Không thực hiện đúng quy trình xây dựng: việc không thực hiện đúng quy trình xây dựng có thể khiến phát sinh một số khoản chi phí cho công tác thiết kế lại và thi công mới. Kế hoạch điều chỉnh của chủ nhà trong quá trình thi công sẽ làm tiêu tốn thời gian thi công và làm phát sinh nhiều khoản chi phí khác nhau trong quá trình thi công.
• Không có bản thiết kế rõ ràng trước khi thi công: có nhiều chủ nhà không quan trọng đến việc tìm một kiến trúc sư để thiết kế cho ngôi nhà của mình. Do không có thiết kế rõ ràng nên trong quá trình thi công sẽ dễ xảy ra những sai xót, dẫn đến chủ nhà phải tiêu tốn một khoản chi phí để sửa chữa lại. 
• Không thỏa thuận rõ ràng khi ký kết hợp đồng thi công
• Không có chế độ quản lý, giám sát thi công một cách kỹ lưỡng: một căn nhà sau khi hoàn thiện có thể tiêu tốn đến hàng tỷ đồng, nhưng có nhiều nhà đầu tư lại không quan tâm đến có một người đề quản lý, giám sát triển khai hàng tỷ đồng ấy. Trong các trường hợp việc thi công ẩu của thợ có thể dẫn đến việc chủ nhà  phải bỏ ra một khoản chi phí tương đối lớn cho công tác sửa chữa, lớn hơn rất nhiều so với công tác thuê giám sát ban đầu.

4 - Quản lý tài chính khi xây nhà hiệu quả

Để tránh các phát sinh khi xây nhà đòi hỏi chủ đầu tư phải biết cách để ước lượng khoản chi phí xây nhà phù hợp và tìm cách để hạn chế những nguyên nhân gây ra phát sinh. Để quản lý chi phí một cách hiệu quả, yêu cầu chủ đầu tư tuân thủ theo các bước:

1. Khảo sát các căn nhà xung quanh
2. Lập bản vẽ thiết kế sơ bộ của căn nhà
3. Ước tính chi phí xây dựng phần thô dựa trên thiết kế sơ bộ
4. Ước tính những khoản chi phí cho công tác mua sắm vật tư, thiết bị hoàn thiện
5. Dự trù các khoản chi phí để đảm bảo chất lượng
6. Lập hợp đồng chặt chẽ với nhà thầu thi công

4.1 - Khảo sát các căn nhà xung quanh:

 Việc khảo sát các căn nhà xung quanh này giúp chủ nhà có thêm thông tin về địa hình địa chất khu đất chuẩn bị xây dựng. Khảo sát các nhà lân cận có phải sử dụng phương án gì (như đóng cừ tràm, ép cọc, khoan cọc nhồi...) để gia cố móng hay không? Nếu có thì gia cố ra sao và tốn bao nhiêu tiền? Nếu như thời điểm xây nhà xung quanh càng gần thì càng chính xác, còn nếu đã lâu rồi thì chủ đầu tư cần cập nhật lại giá cả theo thị trường.

4.2 - Lập bản vẽ thiết kế sơ bộ của căn nhà:

 Đây chính là cơ sở quan trọng nhất để có thể ước tính giá thành xây dựng cơ bản cho ngôi nhà. Việc lập bản vẽ thiết kế sơ bộ còn giúp chủ nhà hình dung cơ bản về căn nhà của mình, từ đó có thể dễ dàng điều chỉnh theo sở thích.

Bản vẽ thiết kế sơ bộ sẽ gồm có các bản vẽ mặt bằng, mặt cắt và phối cảnh mặt tiền của căn nhà. Chủ đầu tư cần có những liên hệ với các kiến trúc sư để thuận tiện cho quá trình thiết kế ngôi nhà của mình. Như vậy, vừa tiết kiệm công sức, thời gian cũng như chi phí thiết kế.

4.3 - Ước tính chi phí xây dựng phần thô dựa trên thiết kế sơ bộ: 

Dựa vào thiết kế sơ bộ, chủ đầu tư có thể ước tính chi phí xây dựng cơ bản phần thô và nhân công phần hoàn thiện bằng cách :

- Khảo sát đơn giá xây dựng tring bình chung cho 1 mét vuông sàn xây dựng

- Phân loại các nhóm diện tích sàn có tính chất giống nhau

- Áp dụng đơn giá cho từng loại diện tích

- Thực hiện công tác hợp đồng với bên nhà thầu xây dựng

4.4 - Ước tính những khoản chi phí cho công tác mua sắm vật tư, thiết bị hoàn thiện: 

Ở bước này chủ nhà phải xem bản vẽ hoàn chỉnh và liệt kê ra toàn bộ các vật tư hoàn thiện và thiết bị sử dụng cho căn nhà. Việc ước lượng sẽ mang tính tương đối. Để ước lượng chính xác, yêu cầu chủ nhà phải có một bộ bản vẽ được thiết kế hoàn chỉnh. 

Chủ đầu tư có thể làm các công việc sau để có thể ước lượng được chi phí cho công tác mua sắm vật tư, thiết bị:

- Liệt kê các loại vật tư, thiết bị sử dụng cho căn nhà

- Dựa vào bản thiết kế, thống kê số lượng cho từng loại

- Tham khảo các mẫu mã, đơn giá cho từng loại vật tư

- Áp đơn giá và số lượng vật tư, thiết bị để có tổng chi phí cho phần này

4.5 - Dự trù các khoản chi phí để đảm bảo chất lượng: 

Chi phí đảm bảo chất lượng công trình chính là chi phí thiết kế và chi phí giám sát. Công tác thiết kế giúp chủ nhà có được một căn nhà với bố cục hợp lý về không gian, màu sắc, tối ưu diện tích xây dựng, kết cấu đảm bảo khả năng chịu lực, giảm thiểu các chi phí phát sinh do phải thay đổi trong quá trình thi công.

Công tác giám sát giúp chủ đầu tư có được căn nhà được thi công đúng theo thiết kế, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật trong xây dựng, tránh các lỗi về kỹ thuật có thể phát sinh chi phí để sửa chữa trong giai đoạn sau này.

4.6 - Lập hợp đồng chặt chẽ với nhà thầu thi công:

Việc lập hợp đồng chặt chẽ với nhà thầu thi công là vô cùng quan trọng để đảm bảo công trình của không bị phát sinh ngoài ý muốn. Mặc dù việc phát sinh trong công trình xây dựng là không thể tránh khỏi, nhưng chi phí phát sinh của các nhà thầu chụp giựt này thường rất cao bất hợp lý. Ngoài ra, các thầu còn có thể làm khó chủ đầu tư bằng cách thi công chậm tiến độ, hoặc sử dụng các loại vật tư giá rẻ, hoặc sử dụng thợ thuyền có tay nghề kém,... Cho nên việc thỏa thuận một hợp đồng chặt chẽ có thể giúp chủ đầu tư phòng tránh những vấn đề nói trên và ràng buộc chặt chẽ trách nhiệm của nhà thầu đối với công trình. 

Sưu tầm: J.Sach - KSXD